A. Administrativa översyner (se även tidigare projekt)

Projekt inrapporterade under 2014

A 35 Utveckling av styrmodell / Luleå tekniska universitet (oktober 2014)

Sedan 2013 bedriver LTU ett universitetsövergripande projekt för att utveckla processen ”Ta ut färdriktningen”. Med brett deltagande från verksamheten har ett antal workshops genomförts för att få fram förbättringsbehoven i LTUs planerings- och uppföljningsprocess. Det långsiktiga målet är att LTU ska ha en väl förankrad och effektiv planerings- och uppföljningsprocess som skapar verksamhetsnytta på alla nivåer. Förbättringarna tar sikte på planeringsperioden 2015-2016 och genomförs successivt.

Pågår. Avslutat under 2015.

Verksamhetscontroller Lena Lövgren 0920-49 23 05, 072-539 31 33 lena.lovgren@ltu.se, Verksamhetscontroller Sven Andersson, 0920-49 30 97, 072-539 31 61 sven.andersson@ltu.se Controller Catrine Lindfors, 0920-49 20 05, 072-542 23 82 catrine.lindfors@ltu.se

A 34 Intern resursfördelningsmodell från 2015 (Luleå tekniska universitet) (november 2014)

Projektets mål har varit att utveckla och förbättra den interna resursfördelningsmodellen, så att den utgör ett verktyg för ledningen i styrningen av verksamheten. Resursfördelningsmodellen ska koppla till strategiska beslut som vision och målbild 2020, revideringar under 2013 av strategiska kartan, interna styrmått och långsiktiga målvärden för LTU 2020 samt modellen för utvärdering av forskningsämnen och utbildningsprogram. Resursfördelningsmodellen omfattar utbildning, forskning och indirekta kostnader. Nyckeltal har även tagits fram till indirekta kostnader.

Beslut juni 2014. Tas i drift 2015.

Rose-Marie.Kero@ltu.se

A 33 Intern kontroll, personalens utlägg (Luleå tekniska universitet) (november 2014)

Idag sker många inköp av anställda som sedan ska ersättas av universitetet genom sk utlägg. Vid den interna kontrollen har det framkommit att förändring behöver göras av personalens utlägg. De regler och rutinbeskrivningar som idag finns behöver bli tydligare. Rutinbeskrivningar och regler tas fram som är tydliga och ger information både till den som gör utlägget och till ekonomiadministrativ personal. Vad är tillåtet, beloppsgränser, när ska universitetets betalkort användas, bensinkort, krav på faktura mm.

Avslutas 2015.

Anette.Lofstedt@ltu.se

A 27 Omorganisation av kärn- och stödverksamhet med centralisering av gemensam stödverksamhet / Mittuniversitetet (revidering) (oktober 2014)

En lärosätesgemensam omorganisering med centralisering av ekonomi, personal, kommunikation, ledningsstöd. Fakultetsvis organisering av ledningsstöd, utb/fo-administration, kvalitetssäkring/utveckling, nämndsstöd samt omorganisation av kärnverksamhet.

Omorganisation genomförd 2013-04-01

För frågor ekonomiorganisation: Ekonomichef Roald von Schultz tel 060-14 8632, Roald.vonSchoultz@miun.se alt Förvaltningschef Håkan Stenström, tel 060-14 8601 Hakan.Stenstrom@miun.se. För frågor HR-organisationen: HR-chef Karin Selling 060-14 8771, Karin.Selling@miun.se

A 31a Del av administrativ översyn, centralisering av ekonomi och personalfunktionen / Högskolan i Gävle (revidering) (maj 2014)

Styrelsen tog i samband med budgeten 2014 beslut om en neddragning av administrationskostnaderna med 10 % motsvarande 23 MSEK. Som ett led i detta görs en översyn av samtliga funktioner kopplade till ekonomi och personaladministration inom högskolan. En ny sammanslagen avdelning för personal, ekonomi och planering innehållande personal från alla nivåer på högskolan är beslutad.

Projektet pågår och ska vara klart hösten 2014.

Kontakt: Fredrik Gunnarsson, 070-610 45 14, fredrik.gunnarsson@hig.se

A 31b Del av administrativ översyn: Dimensionering av grundutbildningsutbudet samt översyn av styrprinciperna för fördelningen av statsanslag / Högskolan i Gävle (revidering) (maj 2014)

Då departementet aviserat en sänkning av grundutbildningsanslaget de närmaste åren fattade styrelsen beslut om en översyn av utbildningsutbudet för att anpassa utbildningsutbudet. Samtidigt genomförs ett arbete med att få en mer enhetlig anslagsfördelningsprocess av både grundutbildnings- och forskningsanslaget.

Projektet pågår och ska vara klart hösten 2014.

Kontakt: Fredrik Gunnarsson, 070-610 45 14, fredrik.gunnarsson@hig.se

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Projekt inrapporterade under 2013

A 28 Sammanslagning av lärosäten / Dans och cirkushögskolan, Operahögskolan, Stockholms dramatiska högskola

Regeringen uppmärksammade i forsknings- och innovationspropositionen (prop. 2012/13.30) särskilt den positiva utveckling som sker inom konstnärlig forskning i Sverige. Med anledning av detta har regeringen aviserat en omfattande satsning för att bygga en stark konstnärlig forskningsmiljö i Stockholm. För att möjliggöra en sådan uppbyggnad är bedömningen att det krävs en större miljö än vad någon av de nuvarande konstnärliga högskolorna i Stockholm enskilt kan erbjuda. Utgångspunkten är en samverkan för att stärka och utveckla den konstnärliga forskningen och för att utgöra grund för examenstillstånd för forskarutbildning på konstnärlig grund.

Arbetet med samgåendet påbörjat dec 2012, nytt lärosäte startar 1 jan 2014

Det nya lärosätet kommer att bestå av en gemensam enhet för forskning och forskarutbildning. De tre ingående högskolorna blir kvar som autonoma enheter och behåller sina respektive namn och självbestämmande över sina grundutbildningar

Stockholmuniarts.se, Om utveckling av konstnärlig forskning: Anna Lindal, arbetsgruppen för forskning: anna.lindal@regeringskansliet.se, tel 08 405 48 69, Kommunikationsansvarig Monica Engdahl, monica.engdahl@stdh.se, tel 08 120 531

A 29 Förbättringsarbete genom processorientering / Chalmers tekniska högskola AB

Processorienteringen syftar till att skapa en effektiv och hållbar resursanvändning med hjälp av gemensamma arbetssätt samt tydligare strukturer och ansvar. Genom att beskriva verksamheten i processer får vi möjlighet att se var och hur en förändring kan genomföras samt uppskatta vilken effekt ett förändrat arbetssätt får på helheten.

Chalmers strategiska processkarta på den högsta nivå är klar. Arbete pågår inom respektive huvudprocess och stödprocess samt ledningsprocess med att kartlägga och utveckla delprocesser. Inom stödprocessen Hantera ekonomi är delprocessen Budgetera prioriterad att utveckla under 2013.  Målet är att nedlagd tid i budgetprocessen ska minska och att skapa en gemensam förståelse för budgetprocessen. Detta görs dels genom att beskriva processen och dess arbetssätt och underlätta de olika delmomenten – exempelvis genom instruktioner, mallar och checklistor, och dels genom att ta bort moment som kostar mer att utföra än de skapar nytta.

Arbetet inleddes i projektform 2010 och processorienteringen ingår nu som en del i verksamhetsutvecklingen. 

Ett samarbete har inletts med Luleå tekniska universitet och Lunds universitet. http://www.chalmers.se/insidan/SV/om-chalmers/processorientering

Anna Winckler, 031- 772 2506, anna.wickler@chalmers.se 

Anneli Thiede Jarlsdotter, 031- 772 2603, anneli.jarlsdotter@chalmers.se 

A 30 Utveckling av administrativa arbetsflöden / Uppsala universitet

I universitetets mål och strategier anges att ”universitetets administration på alla nivåer samt universitetets externa och interna information ska utmärkas av professionalitet och effektivitet”. Strategier för att nå detta är bl.a. att ”utveckla arbetssätt och tekniska system i takt med kärnverksamheternas behov samt externa krav”. Syftet med projektet är att bidra till att ovanstående mål uppfylls genom att långsiktigt skapa förutsättningar för ett kontinuerligt kvalitetsarbete i administrationen och påbörja arbetet inom de prioriterade områdena ekonomiadministration, personaladministration och studentadministration. IT-området liksom studentrekrytering är områden som påbörjats och ska inkluderas i projektet. Inledningsvis ska analys göras av hur servicecenterfrågan påverkar tjänsteinnehåll och kostnader.

Projektet pågår tom 2014-12-31

Övergripande kontakt: Britta Nyberg, 018-471 1762, britta.nyberg@uadm.uu.se. Kontakt inom ekonomi: delprojektledare Birgitta Magnusson, 018-471 1797, Birgitta.magnusson@uadm.uu.se samt bitr delprojektledare Hanna Mörtberg (redovisningschef), 018-471 6256, hanna.mortberg@uadm.uu.se.

A 32 Administrative Assessment Exercise (AAE), Utvärdering av KTH:s administration

Bidrag till kvalitetsutveckling av de administrativa stödfunktionerna. AAE utgår från det kvalitetsarbete som bedrivits inom KTH:s administration under senare år, och utvärderar utfallet av detta. 14 administrativa processer utvärderas.

Pågår

Påbörjat hösten 2013. Slutrapport 1 december 2014.

Utvärderingen genomförs i tre steg; självvärdering, extern bedömning och uppföljning. De externa bedömargrupperna består av kollegor från andra universitet och organisationer med motsvarande arbetsuppgifter.

Projektledare: Sara Karlsson, 08-790 70 61, sarak2@kth.se