Planering-Budget-Uppföljning (se även tidigare projekt)

Projekt inrapporterade under 2014

B 43 Modell för långsiktig budgetering på instititionsnivå / Luleå tekniska universitet (oktober 2014)

Skapa förutsättningar för långsiktig resursplanering på institutionsnivå. Tak-beloppet inom grundutbildningen minskar kommande år samtidigt som den externfinansierade forskningen ökar kraftigt. Det ställer krav på långsiktig planering av framför allt personella resurser. En modell för budgetering på lång sikt med hjälp av nyckeltal har tagits fram. Institutionernas budgetar kommer att utgöra ett stöd för arbetet med kommande budgetunderlag.

Pågår

Catrine.Lindfors, tel: 0920-492005, catrine.lindfors@ltu.se; Jonas Wikström 0920-491453, 072-539 30 42, jonas.wikstrom@ltu.se

B 23 Revidering av interna styrmått / Luleå tekniska universitet (reviderad, oktober 2014)

I december 2011 fastställde universitetsstyrelsen en ny vision och strategi fram till år 2020, LTU 2020. Med anledning av LTU 2020 har universitetets befintliga strategiska karta reviderats och under 2013-2014 har en översyn av aktuella styrmått samt komplettering av nya styrmått genomförts. Universitetet följer upp sin verksamhet med 15 olika styrmått, för samtliga mått har ett utmanande målvärde för 2020 tagits fram.

Avslutat

Verksamhetscontroller Lena Lövgren 0920-49 23 05, 072-539 31 33 lena.lovgren@ltu.se eller Verksamhetscontroller Sven Andersson 0920-49 30 97, 072-539 31 61 sven.andersson@ltu.se

B 26 Budget- och prognosverktyg Hypegene / Mittuniversitetet (reviderad) (oktober 2014)

Verktyg för budgetering, prognoser samt ekonomisk uppföljning av samtliga verksamheter för effektiviserar budget- och prognosprocesser samt uppföljning.

Pågår. Beräknas införas 2015.

Ingrid Hallberg@miun.se, tel 063-16 54 55 alt Beatrice.Ohlsson@miun.se, tel 060-14 84 58

B 27 Översyn controllerverksamheten / Högskolan Väst (reviderad) (maj 2014)

Effektivisera gemensamma rutiner och arbetssätt. Utveckling av befintliga verktyg (rapporter m m ek system, ev koppling till Qlikview). Undersöka behovet av nya verktyg (t ex nytt budget/prognosverktyg). Tydliggöra rollen som controller. En jämnare arbetsbelastning under året för att få en förbättrad arbetsmiljö för controllers. Tydliggöra verksamhetens behov genom att identifiera interna kunder och definiera deras behov av stöd.

Beräknas vara klart hösten 2014.

Catharina.Liden@hv.se eller Ingrid.Jacobsson@hv.se

B 32 Tjänsteplaneringsverktyg (Retendo) / Mittuniversitetet (reviderad) (maj 2014)

Ett verktyg för att hantera tjänsteplanering av lärare och forskare samt för uppföljning av resurser. Syftar till att effektivisera tjänsteplaneringsprocessen och ge större säkerhet i planeringen.

Pågår. Klart hösten 2014.

Tomas Berglund, tomas.berglund@miun.se, 0611-861 65

B 36 Översyn intern fördelning av GU och FOU-anslagen / Högskolan Väst (reviderad) (maj 2014)

Anpassa resursfördelningen efter SUHF-modellen så att alla intäkter förs ut till kostnadsbärarna utan avdrag för gemensamma kostnader. Anpassa resursfördelningen GU så att den stämmer med de externa prislapparna.

Fördelningsmodell för GU-anslag är framtagen och används fr o m år 2013. Utvärdering ska göras under 2013. Arbetet med ny fördelningsmodell för FOU-anslaget pågår och beräknas vara klar till budget 2015.

Beräknas vara klart våren 2014.

Ingrid.Jacobsson@hv.se

B 41 ”Studplan” – ett verktyg (Infotool) för budget- och prognos för intäkter av anslag för helårsstudenter och helårsprestationer / Mittuniversitetet, i samarbete med Högskolan Dalarna (maj 2014)

Projektmålet för Studplan projektet är att Infotool AB ska ta fram planeringsprocesser och planeringsverktyg som effektiviserar, höjer kvaliteten samt kortar ledtiden för arbetet med att ta fram budget för 1 år, prognoser för 0-4 år och samtliga prognoser avseende anslag för helårsstudenter och helårsprestationer under verksamhetsåret.

Carina Wiklund, carina.wilund@miun.se, 063-16 55 54

B 42 ASP - Affärssystemprojekt / Uppsala universitet (maj 2014)

Kartläggning och analys av universitetets behov av systemstöd på ekonomiområdet (huvudbok, reskontror, anläggningar …). Utvärdering av driftform. Bedömning av om avrop på ramavtal ska ske eller om egen upphandling ska genomföras. Leverantörer ska demonstrera sina system. Referensgrupp med verksamhetsföresträdare har skapats.

Pågår. Klart 2016.

Edrun Eriksson, edrun.eriksson@uadm.uu.se, 018-471 18 09

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Projekt inrapporterade under 2013

B 13 Agresso planering / Luleå tekniska universitet

Införande av agresso planering för att förbättra uppföljnings- och prognosarbetet. Inläsning av budget- och prognosvärden i agresso ger ökad kvalitet vid analys av utfall och framtagande av prognoser.

Klart hösten 2013.

Catrine Lindfors, tel: 0920-492005, epost: catrine.lindfors@ltu.se

B 14 Beslutsstöd / Örebro universitet

Syftet med projektet är att kvalitetssäkra och förenkla framtagandet av underlag för uppföljning, analys och beslut vilket kommer att effektivisera och bidra till bättre kvalitet i ledningsprocesserna. Grundtanken är att effektivt utnyttja tekniken i form av ett väl uppbyggt beslutsstöd som är användarvänligt och lättillgängligt. Verksamheten ska kunna lägga fokus på analys och utveckling i syfte att nå uppsatta mål för såväl den egna enheten som universitetets övergripande mål.

December 2013.

Jenny Gustavsson-Rylander, projektledare, 019-303077, jenny.gustavsson-rylander@oru.se

B 15 Månadsanalys / Blekinge Tekniska Högskola

Snabbinfo i månadsanalyser. Analysen innehåller ekonomi, statistik ladok, ansökta externfinansierade projekt. Trendanalyser och prognoser.

pågår

Henrik Larsson. Henrik.larsson@bth.se

B 16 Budget- och uppföljning / Lunds universitet

Införa en gemensam budgetprocess med tillhörande IT-stöd

avslutat 2012

Elisabeth Pupp, elisabeth.pupp@eken.lu.se

B 17 Departementsmedelsfördelningsprojektet / Chalmers tekniska högskola AB

Projektet ska ta fram en modell för fördelning av Chalmers departementsmedel. Fördelningsmodellen ska vara ett ledningsverktyg som stödjer Chalmers övergripande utvecklingsmål samt syfta till att alla anställda ska känna lojalitet till och engagemang i Chalmers verksamhet och utveckling.

Projektet håller på med insamling av fakta och bakgrundsinformation

Arbetet inleddes i projektform 2012 och förslag till ny modell ska vara klar innan årsskiftet 2013-2014

Kontakt har tagits med andra lärosäten för att diskutera/utbyta erfarenheter och samla inspiration

Projektledare Annica Björk, 031-772 3161, annica.bjork@chalmers.se 

B 18 Införande av budgetverktyg / Malmö högskola

Förbättra och effektivisera budgetarbetet

Pågår

Augusti 2013

Lena Nielsen, 040-6657055, lena.nielsen@mah.se

B 19 Beslutsstödsystem / Chalmers tekniska högskola AB

Beslutsstödsystemet skall bidra till Chalmers övergripande mål: ”Chalmers utveckling av ett ledningssystem med tydliga och transparenta principer för verksamhetsstyrning och uppföljning samt ett gemensamt regelsystem, leder till hög kvalitet med tillvaratagande av möjligheter samt minskade oönskade risker”. Genom beslutsstödsystemet skall det gå att ta fram underlag för uppföljning, analys och beslut på ett förenklat sätt och vara tillgängligt för ledare och personer som analyserar verksamheten vid institution och centralt.

Systemet (QlickView) kopplar till flertalet olika system inom verksamheten, exempelvis Ladok, EKO och Raindance. Behovsanalys och användarfall är framtagna inom ett flertal områden (Forsknings-, Grundutbildnings-, Personaldata). Data, som hämtas från Ladok, har sammanställts i en applikation som har testats och klar för att lanseras under första delen av maj. Lanseringen av kommande applikationer kommer att ske successivt.

Arbetet inleddes i projektform 2013 och kommer att successivt lansera olika delar (applikationer) av beslutsstödsystemet. Projektet är planerat att fortgå fram t o m hösten 2014.

Lösningar som tagits fram av bl.a. KI återanvänds till vissa delar.

http://www.chalmers.se/insidan/SV/om-chalmers/utvecklingsprogrammet/pagaende-projekt/beslutsstodssytem

Catarina Coquand, projektledare, 031- 772 1067, catarina.coquand@chalmers.se

Marie Hogander, 031- 772 6808, marie.hogander@chalmers.se 

B 20 Resurstilldelningsprojektet / Högskolan Kristianstad

Skapa ett nytt budget- och resurstilldelningssystem

avslutat

Hösten 2012

Johan Ohlsson, 044-203013, johan.ohlsson@hkr.se

B 21 Införande av systembaserat stöd för beslutstöd, budget- och uppföljning (Hypergene) / Södertörns högskola

Syftet med projektet är att underlätta för de personer inom högskolan som praktiskt jobbar med budgetarbetet genom ett systembaserat budget och uppföljningsverktyg som är högskolegemensamt. Syftet är också att generera rapporter och ge bättre underlag inför beslut.

pågår

Planen är systemet ska användas under 2013, ytterligare integrationer med andra system 2014.

Eventuellt med Lunds universitet.

Catarina Ludwig, 08-608 47 59, catarina.ludwig@sh.se. Kent Råberg, 08-608 48 84, kent.raberg@sh.se

B 22 Intern styrning och kontroll / Luleå tekniska universitet

I januari 2012 presenterades en internrevisions rapport där den interna styrning och kontrollen vid LTU hade granskats. LTU bedömdes ha ett välutvecklat arbete med integrering av den interna styrningen och kontrollen i styrningsprocessen. De ansåg att det fanns förbättringspotential avseende att förtydliga målen för stödverksamheten inom verksamhetsstöd, avsaknad av rutiner för att hantera och följa upp risker i verksamhetsprocesser, avsaknad av riktlinjer för ISK-arbetet samt avsaknad verktyg som säkerställer att relevanta risker beaktats.

Under hösten 2012, i samband med verksamhetsplaneringen, har särskilda mål utarbetats för verksamhetsstödet, de beslutades i samband med Verksamhetsplan och budget 2013-2014. Samtidigt som Verksamhetsplan och budget 2013-2014 beslutades fattades även beslut om en Internkontrollplan. Internkontrollplanen ger en kontinuerlig kontroll över att verksamhetens löpande arbete, som inte direkt går att koppla mot mål och aktiviteter i verksamhetsuppdragen, bedrivs på det sätt som avses enligt gällande lagar, policy, riktlinjer mm. Under våren 2013 arbetar vi med att ta fram riktlinjer för Intern styrning och kontroll vid universitetet. Arbetet omfattar även att ta fram ett antal områden som ska användas för att säkerställa att alla relevanta riskområden blir beaktade.

Verksamhetscontroller Lena Lövgren, 0920-49 23 05, 072-539 31 33, lena.lovgren@ltu.se

B 24 införande av ledningsinformations- och beslutsstöd, LIS-projektet / Göteborgs universitet

Projektets övergripande mål är att ge chefer inom universitetet tillgång till pålitlig ledningsinformation med hög kvalitet som möjliggör att verksamheten kan ledas effektivt. Rätt information ska göra det lättare att fatta bra beslut. LIS-projektet är verksamhetsdrivet och syftar till att stötta det aktiva ledarskapet med fokus på institutionsnivå. Målgruppen är därför prefekter och administrativa chefer. I målgruppen ingår också dagens användare av det existerande rapportverktyg. Tänkt antal användare är 1 000 personer. LIS bygger vidare på existerande datalager (ekonomi- och personalsystem och Ladok) och kompletterar med flera datakällor (kontraktsreskontra, publikationsdatabas och NyA). Lösningen är indelad i tre delar: 1) Ett begränsat antal indikatorer som är gemensamma för alla institutioner. De går lite mer långsiktigt mot strategisk plan och vision. Målvärdet för dessa sätts av institutionen. 2) ”Hjälp i vardagen” där vi tar fasta på önskan att i det dagliga arbetet, genom enkla tabeller och grafer, få möjlighet att snabbt överblicka hur det står till på institutionen. 3) Rapporter som ger möjlighet att granska och följa upp mer i detalj.

Förstudie, FLIS, 2009. Projektstart med planering, förankring, och prototyp, 2012. Produktion, 2013. Användarklart januari 2014.Klicka här för att ange text.

LIS-projektets hemsida: www.gu.se/lis Projektledarens blogg: lisprojektet.blogg.gu.se

B 25 Långsiktig grundutbildningsmodell för användning i verksamheten / Luleå Tekniska Universitet

I arbetet med att införa mer långsiktig planering av verksamheten vid universitet är flerårsprognos för grundutbildningen ett viktigt första steg.

Pågår

Modellen används av institutionerna för första gången i juni 2013.

Modellen är en kopia av den mall som universitetet arbetar med på central nivå. Inget samarbete har pågått med andra lärosäten.

Lena Lövgren, 0920-492305,lena.lövgren@ltu.se; Sonja Hellström, 0920-491915,sohe@ltu.se

B 28 Verksamhetsstyrningssystem (återstart) / Högskolan i Skövde

Återstarta befintligt verksamhetsstyrningssystem (QlikView) alternativt upphandla något nytt system. Befintligt system har inte använts sedan vår förra controller flyttade till annan verksamhet.

planeras

Stefan Axelsson, 0500-448012; stefan.axelsson@his.se

B 29 Utveckling av rapporter / Linnéuniversitetet

Att i samband med omorganisation ta fram gemensamma rapporter och raspportstruktur

Pågår 2013

Joakim Karlsson, redovisningschef Linnéuniversitetet, 0470-708509,  joakim.karlsson@lnu.se

B 30 Riskparametrar / Umeå universitet

Syftet att upptäcka eventuella risker i verksamheten.

pågår

Riskparametrarna togs fram första gången under våren 2012 avseende år 2011, rutinen är implementerad och genomförs årligen

Samarbetsprojekt inom lärosätet

Från och med våren 2012 tas de två riskparametrarna Resor och Representation fram per institution/enhet. Kostnader för representation respektive resor tas fram för föregående år och relateras till antal heltidsekvivalenter på respektive institution/enhet. De enheter och institutioner som överskrider ett värde tillfrågas om eventuella verksamhetsmässiga orsaker till att värdet är högt samt vilka åtgärder som planeras i det fall det inte finns några verksamhetsmässiga orsaker. Inrapporterat material granskas sedan av planeringsenheten och stäms av med universitetsdirektör samt återkopplas till berörd institution/enhet.

Controller Carina Henningsson eller Budgetchef Per Ragnarsson

B 31 Systemstöd för verksamhetsplanering och uppföljning / Karlstads universitet

Få in verksamhetsplanering med indikatorer och uppföljning i ett gemensamt webbaserat verktyg. Förenkla och effektivisera rapportering och uppföljning samt öka tillgängligheten.

Pågående

201312

Louise Pålsson, 054-700 10 37, louise.palsson@kau.se

B 33 Agresso planering / Luleå tekniska universitet

Införande av agresso planering för att förbättra uppföljnings- och prognosarbetet. Inläsning av budget- och prognosvärden i agresso ger ökad kvalitet vid analys av utfall och framtagande av prognoser.

Klart hösten 2013

Catrine Lindfors, tel: 0920-492005, epost: catrine.lindfors@ltu.se

B 34 VIS - Verksamhets Informations System (BI-verktyg, programvara QlikView)  / Karolinska Institutet (reviderad)

I slutet av 2013 lanserades en ny applikation i VIS för uppföljning av forskarstuderande (data från studieadministrativa systemet Ladok). Sedan 2012 finns i VIS information från Ladok för studerande på grund- och avancerad nivå för uppföljning av utbildningsuppdraget samt information från Primula (HR-system) för framtagande av personalstatistik. KI planerar att under hösten 2014 integrera Agresso med VIS.

Marie Granholm, 08-524 86 597, marie.granholm@ki.se

B 35 Kvalitetssäkring av ekonomidata och årsredovisningsprocess / Linköpings universitet

Syftet med projektet är att förbättra och dokumentera de processer som säkerställer att ekonomiredovisningen vid LiU kvalitetssäkras så att informationen utgör ett tillförlitligt beslutsunderlag för verksamhetens ansvariga.

Avslutat 2013.

http://www.liu.se/insidan/projekt/pagaende-projekt/redovisningskvalitet

Agneta Söderholm, telefon 013-282202, e-post agneta.soderholm@liu.se

B 37 Kvalitet i Användning - KiA / Uppsala universitet

Att förbättra användbarhet och nytta hos våra administrativa IT-system. Projektet bedrivs i samverkan med forskare från IT-institutionen, avdelningen för visuell information och interaktion. Några av aktiviteterna: Ekonomisystemet (Raindance) ska utvärderas med avseende på användbarheten och studie av hur systemen fungerar för ekonomerna på institutionerna?

pågår

http://www.it.uu.se/research/kia

Projektledare Gerolf Nauwerck, 018 471 1832, gerolf.nauwerck@uadm.uu.se. Alternativt mail: kia-projektet@it.uu.se , för direktkontakt med de forskare som är verksamma i projektet.

B 38 Införande av budget- och prognosverktyg / Linnéuniversitetet

Syftet är i första hand att införa ett verktyg för budget och prognos, men i samband med det kommer även själva budgetprocessen att ses över. Linnéuniversitetet hanterar idag sitt budgetarbete främst via excelmallar, även om budget och prognoser i slutändan registreras i ekonomisystemet. Detta gör att arbetet blir ineffektivt och det finns många felkällor. Ett budget- och prognosverktyg skulle ge större effektivitet, högre säkerhet och stärka budgetprocessen.

Pågår

En kravspecifikation har arbetats fram och kontakter med några tänkbara leverantörer har tagits. Studiebesök har genomförts vid Lunds universitet. Fn vilar projektet i avvaktan på en utredning om ekonomisystemets framtid. Underhållsavtalen för vårt system Agresso löper ut 2014. Fn räknar vi med att projektet kan återstarta under våren 2014 (efter bokslutsarbetet) och genomföras under 2014.

Inga formella samarbeten, men studiebesök har genomförts och fler blir nog aktuella.

Projektledare: Torbjörn Söder, 0470-70 85 11, 070-560 85 11, torbjorn.soder@lnu.se

B 39 Nytt budgetrapporteringsverktyg / Chalmers tekniska högskola AB

Ska ersätta befintligt verktyg.

Pågår

Projektledare: Anneli Thiede Jarlsdotter, 031-772 26 03, anneli.jarlsdotter@chalmers.se

B 40 Utveckla Agresso Self Service med Webinfo / Karolinska institutet

Planeras 2014.

cecilia.modig@ki.se, 076-131 39 22