Frågor och svar kring införandet av ny redovisningsmodell

 

Fråga 7, 2008-12-10: Kalkyl. Min chef nämnde att det är på gång med en ny kalkylmall. Stämmer det och i så fall när kommer den?

Svar: På SUHF:s hemsida under Projekt/Arbetsgrupper, avsnittet Full kostnadstäckning och Dokument finns en fullkostnadskalkyl för bidragsansökan som universitet och högskolor rekommenderas använda. Den finns i två versioner, en för lärosäten med tre nivåer och en för dem med två nivåer. Till kalkylen finns en bilaga för indirekta kostnader som kan användas frivilligt eller om bidragsgivaren begär det. Någon gemensam mall för beräkning av kostnader för löner, drift etc. tas inte fram av Hfr utan varje lärosäte får själv framställa en sådan.

Fråga 6, 2008-12-09: Fördelning av gemensamma kostnader för olika finansieringsformer.
För att uppnå en rättvisande fördelning av de centrala gemensamma kostnaderna borde man även gå ner på finansieringsform. T ex utbildningsadministrationen arbetar i princip 100% mot den anslagsfinansierade grundutbildningen. Om man väljer att använda samma pålägg för hela grundutbildningen innebär det att uppdragsutbildningen får ett högre pålägg än vad den faktiska kostnaden egentligen är. Borde man inte ta hänsyn till detta i modellen?

Svar: Modellens inriktning är att kostnader ska fördelas utan hänsyn till finansiering. Om man skulle försöka skilja mellan anslagsfinansierad och externfinansierad veksamhet skulle det säkerligen uppstå svårigheter att göra det på ett korrekt sätt. Oftast är inte stödverksamheten riktad mot enbart t.ex. den anslagsfinansierade utbildningen utan man arbetar på ett integrerat sätt. Uppdragsutbildningen är också i allmänhet helt beroende av att den anslagsfinansierade utbildningen finns, varför det är rimligt att man är med och delar på kostnaden för all utbildningsadministration.

En annan faktor av betydelse är att uppdragsutbildningens omfattning oftast är svår att förutse, vilket gör att påläggen kan bli fel (kalkylavvikelse). Om basen för beräkningen breddas, dvs kostnaderna för all utbildning medräknas, blir påläggen därför mer tillförlitliga.

Fråga 5, 2008-11-19: Funktionsindelning. Vi har svårt att se var följande poster skall klassas i för funktion: Revisionsarvode Avskrivningar (de ligger centralt hos oss) Lokalkostnader (de ligger som en indirekt kostnad hos oss) Nämndstöd, dvs sekreterare för vår Grundutbildnings/forskningsnämnd resp Lärarutbildningsnämnd

Svar:

Revisionsarvode: Ekonomi- och personaladministration
Avskrivningar: Infrastruktur och service
Lokalkostnader: Lokalkostnader ska redovisas som direkt kostnad för kärnverksamhetens lokaler och som gemensam kostnad för den del av lokalerna som hör till stödverksamheten (indirekta lokalkostnader). Att redovisa alla lokalkostnader som indirekta kostnader är inte i överensstämmelse med grundprinciperna i modellen.

Nämndstöd: sekreterare för grundutbildnings/forskningsnämnd samt lärarutbildningsnämnd hör till Utbildnings- och forskningsadministration

Fråga 4, 2008-10-26. Marknadsföring/rekrytering indirekt kostnad? Hur ska följande kostnader redovisas, som indirekt eller direkt? * arvode till studenter som marknadsför högskolan på en utbildningsmässa * Hyra av monter på denna mässa * Tryckning av broschyr som delas ut på mässan.

Svar: De kostnader som räknas upp hör till marknadsföring och är utan tveckan indirekta kostnader. 

Fråga 3, 2008-04-18. Svaret ändrat 2008-04-25
SUHF rekommenderar i brev 2007-12-11 att fullkostnadsanalys används i projektansökningar redan 2008. Vårt lärosäte har inte infört nya modellen för full kostnadsredovisning än. Hur skall vi göra?

Svar:Denna fråga ligger inte inom ansvarsområdet för HfR:s redovisningsråd, men rådet föreslår följande alternativa lösningar:

1. Lärosäten som har utarbetet fullkostnadskalkyl
Gör ansökan som vanligt och redovisa fullkostnadskalkyl som bilaga till projektansökan.
 
2. Lärosäten som ännu inte har utarbetat full kostnadskalkyl
Gör ansökan som vanligt och meddela i ansökan: ”Lärosätet har inte möjlighet att redovisa fullkostnadskalkyl i ansökan för 2008. Arbete med att införa ny modell enligt SUHFs anvisningar pågår och beräknas vara införd 200x-xx-xx. I ansökningar från och med 200x-xx-xx kan fullkostnadskalkyl redovisas.”

Fråga 2, 2008-04-18: Vilka är konsekvenserna av att använda direkta lönekostnader jämfört med direkta löne- och driftskostnader som kostnadsbärarbas?

Svar: Målet för högskolan ska vara att uppnå mest rättvisande kostnadsfördelning och redovisning med den valda fördelningsbasen. Kostnadsbärarbasen ska enligt grundmodellen vara direkta lönekostnader. Om högskolan kan visa att en bas som omfattar direkta löne- och driftskostnader ger mer rättvisande fördelning inom organisationen, så föreligger särskilda skäl för högskolan att välja alternativbasen. En förutsättning för rättvisande styrning och fördelning är att fördelningsbaserna på ovanliggande nivåer harmonierar med kostnadsbärarbasen. Med direkt lön menas lön inklusive sociala avgifter

Huvudmotiven till lönebas som generell bas i grundmodellen är
- att enligt beprövad kalkyleringsteori anses direkta lönekostnader på bästa sätt spegla personalens (lärares och forskares) nyttjande av gemensamma resurser. Den direkta personalen anses också generera sina egna driftskostnader. Den rena lönebasen är därmed en naturlig fördelningsbas för indirekta kostnader.
- att kostnadsfördelningsmodellen blir lätt att hantera praktiskt och pedagogiskt för alla berörda administratörer, forskare/lärare och ledning genom att de gemensamma kostnaderna blir enkla att beräkna/kalkylera, fördela och redovisa.
 
Konsekvenser av lönebas jämfört med löne- och driftsbas:
  1. Med lönebas blir beräkningen av indirekta kostnader/pålägg enklare och går snabbare för institutioner och kostnadsbärare.
  2. Med lönebas blir redovisningen av pålägg enklare att hantera i ekonomisystemet (tekniska lösningar, triggrar, internhandel med tjänster etc).
  3. Med lönebas blir fördelningen av indirekta kostnader enbart relaterad till lönekostnader och ger ingen påverkan på driftskostnader hos tunga/våta institutioner/kostnadsbärare contra torr verksamhet.
  4. Vid lönebas ligger de procentuella kostnadspåläggen på en högre nivå som en följd av att basen är mindre i kronor, när enbart löner ingår. För en högskola ger dock båda baserna totalt sett samma kostnadstäckning. Det är fördelningen på de enskilda kostnadsbärarna som påverkas av högskolans kostnadsbärarbas. Skillnaden i nivån på påläggen på grund av olika fördelningsbaser är inte ett uttryck för graden av effektivitet i stödverksamheten. I beräkningarna år 2002 i Mundeborapporten blev de sex universitetens genomsnittliga lönebaserade pålägg 50 % och motsvarande genomsnittliga löne- och driftsbaserade 35 %. (Procentsatserna avser indirekta kostnader exklusive projektlokalkostnader.) Det pekar mot att högskolor med löne- och driftskostnadsbas kommer att ha procentuella pålägg som är ca 1/3 lägre än påläggen hos högskolor med lönebas.
  5. Vid lönebas påförs höglöneinstitutioner/-kostnadsbärare mera indirekta kostnader än låglöneverksamhet. Det är en nackdel som även slår igenom med alternativbasen men i mindre grad.
  6. Med lönebas kan befaras att institutionerna ska köpa externa tjänster istället för att anställa direkt personal och att lönebas kan ha en hämmande effekt på befordringar. Vid högskolor och organisationer som har erfarenhet av omläggning till lönebas har inte en sådan utveckling noterats.

Fråga 1, 2008-04-18: Vilka är konsekvenserna av att avskrivningar exkluderas i alternativbasen?

Svar: Löne- och driftskostnadsbasen omfattar enligt traditionell teori totala direkta kostnader, inklusive lokaler och avskrivningar. I högskolornas gemensamma redovisningsmodell har vi valt att hantera direkta lokalkostnader enligt en egen fördelningsmodell. Det betyder att lokalkostnader inte ska ingå i löne- och driftsbasen. Fråga har nu uppkommit om det på samma sätt finns skäl att undanta avskrivningar från fördelningsbasen.
 
Traditionellt betraktas avskrivningar som en del av löpande driftskostnader; såväl löpande drift som investeringar ”skapas” av den direkta personalen. Inom universitetsvärlden finns förutom investeringar i ”normal” verksamhetsstödjande utrustning också investeringar i dyrbar teknisk utrustning för specifika forskningsprojekt med särskild extern finansiering.
Mot denna bakgrund kan det för vissa lärosäten finnas anledning att överväga om det finns skäl för att exkludera avskrivningar från fördelningsbasen direkta löne- och driftskostnader.
 
  1. Med en alternativbas som exkluderar avskrivningar, kommer investeringstunga institutioner och kostnadsbärare inte att påverkas av högskolans fördelning av indirekta kostnader utan påförs samma proportionella kostnader som icke-investerande verksamhet.
  2. Med en bas som exkluderar avskrivningar, kommer inga investeringsutgifter att påföras indirekta kostnader; inte heller utrustning som tar gemensamma resurser i anspråk.
  3. Med en bas som exkluderar avskrivningar, kommer investeringar i dyrbar teknisk utrustning att undgå en orimlig kostnadsbelastning, som inte har en motsvarighet i verkliga indirekta kostnader.
  4. Med en bas som exkluderar avskrivningar, kommer det procentuella pålägget att ligga på en högre nivå (än om avskrivningar ingår).
  5. Med en bas som exkluderar avskrivningar finns risk att institutionerna i högre grad kommer att aktivera anskaffningskostnader för inventarier istället för att direkt kostnadsföra utgiften.